Peter Drucker 說道：“開會是組織能力極差的征兆。越少開會越好。”許多人會認為有用的或具有生產力的會議的這樣一個概念就是一個矛盾的東西。不幸的是，一個組織幾乎不可能在不舉行會議的情況下發揮其功能。這里的竅門是讓會議的大部分時間有用。

這里有五個方法來優化會議：

1. 確保會議是必需的。就因為三十年里每月都會舉行部門會議并不意味著必須繼續再開三十年的會。決定甚么是將要完成的。開會的頻率可以更改嗎？如果會議都取消，會發生甚么？定期檢查任何會議的效率。
2. 確認您需要參加該會議。您在會上要發言嗎？能增加您職位的價值嗎？如果您僅需要參加會議的一部分，在其結束時是否可以離開？您可以委派一個助理或您所在區域的其他人來參加會議嗎？不要因為您的名字在名單上就去開會。估計會議與您的相關性有多大。
3. 按照議程工作。如果您想完成某事那么您需要一個計劃。這對于會議來說也是一樣的。如果沒有議程，就不要參加。這種會議會缺少關注點而既有可能會把時間拖得很長。
4. 堅守會議開始的時間。不要因等待遲到者而拖延會議開始的時間。如果是在 10 點開會，那就在 10 點準時開始。人們會不久就會學會準時到達的。
5. 使會議產生的效果可以測量。會議應當產生結果（決議）。開會時間應該產生行動（這是對所花掉的時間負責），還有完成工作的時限。

緊急情況下可能會忽略這些規則，但它們卻應當成為例外。通過遵循這些簡單的措施，您可將會議的影響降到最低而同時將生產力輸出最大化。