您应当用最少的行动来管理您收到的数据，包括电子邮件、语音邮件、电话和日常信件。收到的数据不应当频繁地引起您的注意并浪费掉您的整个一天。良好的工作场所习惯来自于聪明地、有节制的工作。

如果您一整天都收到新的电子邮件和语音邮件，就计划每天有个几次来检查一下。（例如，把检查作为早晨的第一件事，以及刚刚吃过午饭时检查。）读一读或听一听那些消息然后确定它们的优先级；特别注意与当前计划有关的东西。如果需要或者适当，就马上立刻回复（需要时可以安排跟踪）。

• 电子邮件 
  • 利用两分钟法则来处理您的电子邮件。如果能在两分钟以内就能回复消息，则不要推到后面，马上就完成它。然后将消息存档或者删掉。
  • 利用文件夹来管理消息。
  • 删除您不再需要保存的任何消息。
  • 利用跟踪标记或有日期的日历闹钟，在需要注意的时候，将电子邮件显示出来。
• 语音邮件
  • 检查您的语音邮件，做笔记后删除。
  • 回复那些符合两分钟法则的邮件。
  • 适当时，安排其他人跟踪。
• 纸质邮件
  • 每天打开邮箱一次。
  • 将废纸丢到垃圾桶里。
  • 利用两分钟法则。
  • 将供参考的邮件存档。委托您能委托的事。将剩下的邮件放到跟踪系统中，以便在您需要之时它们能“跳到”您跟前，而不是在您需要它们之间就跳出来。

最后，不要养成在收到时读每一封电子邮件的习惯，或者在电话响起时接每一个电话的习惯。而是要接那些您正在等待之人打来的电话。否则就是用语音邮件。您的目标是有一个适当的系统，以确保您按计划管理收到的消息，而不是让消息管理甚或制服您的计划。

作者把这些消磨时间的因素分成了两组。内部因素是由我们自己生成的。外部因素是来源于外部。

这两种类型都能够被控制。

内部因素：

1. 混乱
2. 拖延
3. 没法说”不”
4. 态度

外部因素

1. 不速之客
2. 进入的信息 (Incoming communication)
3. 不产生任何效果的会议
4. 等待